Otsikossa mainittua ideaa myydään nyt tilitoimistoalalla kovasti. Pitää oikein miettiä – mitä reaaliaikaisella kirjanpidolla tarkoitetaan?

Kirjanpitohan on luonteeltaan tapahtunutta toteavaa ja sen kirjaavaa toimintaa. Eli ensin tapahtuu joku liiketoimi, josta syntyy kirjanpitolaissa vaadittava tosite, joka sitten kirjataan/kirjaantuu kirjanpitojärjestelmään. Esimerkiksi kioskilla käydessäsi ostos kirjaantuu kassajärjestelmään vähintäänkin osakirjanpitoon myyjällä ja sinulle ostajana todennäköisesti lämpöpaperikuittina lompakkoon. Tämä ketju voidaan toki automatisoida pitkälle. Näin on vaikkapa EDI- laskutus, jossa ostajan järjestelmä on jo lähettänyt sähköisen tilauksen myyjän järjestelmään, josta sitten muodostuu jo tiliöity lasku ostajan järjestelmään.

Useimmat PK sektorin yritykset eivät kuitenkaan EDIä käytä mutta voivat nauttia nykyään verkkolaskun vaivattomuudesta, jolloin laskuttajan järjestelmä lähettää laskun operaattorin avulla ostajalle ja ostajan järjestelmässä lasku tiliöityy osakirjanpitoon tai suoraan pääkirjaan automaattisesti ehtojen täyttyessä. Riippuen myyjän, operaattorin ja laskuttajan järjestelmien tiedonsiirtoaikatauluista saavuttaa lasku ostajan järjestelmän parin päivän sisällä laskun tekemisestä. Ei ihan reaaliaikaisesti siis. Tässä vaiheessa lasku on siis järjestelmän käsittelemä ja oletustiliöimä. Jos laskulla onkin jotain tavanomaisesta poikkeavaa niin ammattitaitoisen kirjanpitäjän olisi syytä tarkastella hieman laskua ja ottaa huomioon alv ja tuloverotusnäkökohdat sekä ajallinen kohdistaminen. Tämäkin rasittaa reaaliaikaisuuden vaatimusta. On otettava huomioon, että jokainen lasku on myös tosite liiketapahtumasta ja tämä käsittely vaatii ammattitaitoisen kirjanpitäjän tulkintaa. Automaattikäsittely toimii, ceterus paribus – eli vain asioiden pysyessä muuttumattomina.

Reaaliaikaista kirjanpitoa markkinoidaan usein ”reaaliaikaista tietoa” tms. sloganeilla. Mitä se reaaliaikainen tieto sitten on? Onko jokaisen päivän palkkakulu huomioitu? Onko meno tulon kohdalla? Onko varaston muutos kirjattu juoksevasti? Rasittaako tulosta poistot päivätasolla? Onko lainojen korot kirjattuna joka päivälle? Vaarallisin skenaario lienee jos tehdään päätöksiä vaillinaiseen tietoon nojaten.

Kuukausi–intervalli on aivan toimiva väli hyvän kirjanpitotavan mukaisen kirjanpidon raportoimiseen.  Myyntiluvut nyt pitäisikin olla saatavissa päivätasolla vaikka kassakoneesta saatikka sitten laskutusjärjestelmästä  - ei siihen pääkirjaa tarvita.

Kassavirta on se veri, joka pitää yrityksen hengissä, joten päähuomion kiinnittäisinkin päivittäisen kassavirran seurantaan ja likvidinhallintaan. Kassavirran seurantaan on olemassa monia erinomaisia työkaluja. Reaaliaikaista tietoa mikään niistä ei tuo – tilitapahtumatkin tulevat pankista eräsiirtoina.

Reaaliaikainen kirjanpito – terminä kirjanpitäjän ammattitaitoa jopa hieman halventava.

Ilkka Pesonen

WaBuCo Oy